Die Abrechnung der Heizkosten erfolgt nach der Verbrauchserfassung mittels Wärmezähler oder Heizkostenverteiler gemäß der Heizkostenverordnung. Beim Brennstoffbezug wird ein Direktbezug oder eine Vorratshaltung berücksichtigt.

Nutzerwechsel werden anhand von Zwischenständen oder unter Anwendung der Gradtagszahlen-Methode berücksichtigt und getrennte Abrechnungen erstellt.

Können Verbrauchsstände bei einzelnen Einheiten nicht ermittelt werden (z.B. aufgrund eines Defektes oder wegen Unzugänglichkeit), so werden gesetzlich anerkannte Methoden zur Schätzung des Verbrauchs angewandt  und somit auch für diese Fälle eine ordnungsgemäße Abrechnung gewährleistet (siehe hierzu den Themenpunkt "Verbrauchsschätzungen").